Naar een COLUMN van Kees de Jong, groeiondernemer en mede-initiatiefnemer van nlgroeit.nl, een nationaal programma om ondernemers te helpen groeien. “Als ondernemer herken je het vast. Je weet dat ze steeds dichterbij komen, de dagen waar je ieder halfjaar tegenaan hikt. Die ongemakkelijke situaties, verwachtingsvolle blikken, afgewende ogen en onuitgesproken teleurstellingen. Ja, het is weer tijd voor de gevreesde functionerings- en beoordelingsgesprekken.”
Een uur durend gesprek over hoe de medewerker functioneert en hoe hij of zij kan groeien. Altijd met de beste bedoelingen, maar het voelt zelden goed. Uiteindelijk schiet niemand er iets mee op. Die invullijstjes vooraf, het ongemakkelijke gesprek, de niet opgevolgde beloftes – van beide kanten, dat wel – en het verplichte verslag dat beide partijen ondertekenen. De meeste mensen kijken er altijd tegenop.
Nu hoor je experts de laatste tijd steeds vaker zeggen dat deze gesprekken uit de tijd zijn. Argh.. je wist het! Sterker nog, ze zijn nooit opportuun geweest.
Kees legt in vijf punten uit waarom:
1. De halfjaarlijkse frequentie
Door eens in het halfjaar te zitten kun je je niet meer alle relevante zaken herinneren die belangrijk zijn om feedback op te geven. Je pik er vaak een paar punten die je je nog herinnert en die worden daardoor groter gemaakt dan nodig.
In het slechtste geval houd je een lijstje bij met alle punten die je wilt teruggeven. Vervolgens stort je die dan in één keer als een berg van kritiek over iemand uit, met tranen als gevolg. Allebei fout.
2. De vreselijke invullijstjes
In de bedrijven zijn we erg goed in het maken van prestatielijstjes voor medewerkers.
‘Is een goede collega’, ‘haalt deadlines’, ‘neemt initiatief’, enzovoorts. Los van dat je de meeste punten nauwelijks goed kan beoordelen, blijken die kruisjes vaak meer betekenis te krijgen dan je lief is. Soms heb je opeens tien minuten lang een zinloze discussie over waarom dat ene puntje niet een ‘excellent’ als beoordeling kreeg, in plaats van ‘goed’.
3. Rechter en Jury.
Hoewel een beoordelings- of functioneringsgesprek bedoeld is om de werksituatie vanuit twee perspectieven te bespreken, mondt het gesprek toch vaak uit in een soort eenrichtingsfeedback over iemands functioneren. Hoewel de insteek altijd opbouwend is, lopen meer mensen gedemotiveerd de kamer uit dan de bedoeling was.
4. Het kost tijd
Voorbereiden, afspraken maken, de gesprekken zelf, samenvattingen maken, met HR afstemmen, laten tekenen, er drie keer op terugkomen, nalezen door je compagnon. En dat twee keer per jaar acht keer. Verloren tijd die je veel effectiever in de mensen had kunnen stoppen.
5. Het is gewoon niet leuk
Geforceerd een mening vormen over medewerkers/ collega’s die daar meer belang aan hechten dan de bedoeling is, is gewoon niet leuk. Vaak zijn de gesprekken geforceerd en ongemakkelijk.
Ik ken overigens weinig mensen die er geen hekel aan hebben.
Leg naast deze vijf punten het feit dat nog nooit wetenschappelijk is aangetoond dat deze gesprekken daadwerkelijk bijdragen aan de ontwikkeling van de medewerker, en het is duidelijk: stop ermee.
Kies voor directe feedback
Maar wat dan wel? Dat is de makkelijkste en tegelijkertijd de moeilijkste oplossing. Doe dat wat de beste leiders goed onder de knie hebben: direct feedback geven.
Als je gedrag ziet dat niet klopt (met de kernwaarden van het bedrijf), en vooral als je juist heel erg goed gedrag ziet, gelijk benoemen en aangeven welk effect dat gedrag heeft. Bij zaken die vaker voorkomen, even gaan zitten met een kop koffie om het uit te leggen, ervaringen te delen en te duiden.
Dus? Zeg die gesprekken af, geniet van de extra vrije tijd en begin gewoon met direct feedback geven. Succes!”