De toolboxmeeting is weer terug in de VCA certificatie-eisen. Hieronder een aantal tips om de formaliteit van voorheen een actieve bijdrage te laten leveren.
Planning:
- – Maak een jaarplanning en communiceer de data intern en aan de vaste inleners / zzp-ers. Planning geeft ruimte om op verletdagen door bijv. hitte of sneeuw te verschuiven.
- – Een extra toolboxmeeting mag altijd, bijvoorbeeld in een specifieke opdracht of klachten van opdrachtgevers.
- – Plan ongeveer 20 minuten per sessie, informeer duidelijk als dat langer is.
- – Verdeel een aantal Toolboxen; laat de medewerkers (een deel van) de toolboxen voorbereiden met onderwerpen die zij belangrijk vinden. Zet dit vast in de planning. Bied assistentie of een format, maar laat het aan de medewerkers.
- – Laat ook de directie een toolbox organiseren over een operationeel onderwerp.
- – Kies zelf een onderwerp voor de andere data, bijvoorbeeld na een incident of informatie uit werkplekinspectie.
- – Een toolbox hoeft niet altijd een presentatie te zijn. Het kan ook een filmpje zijn, een discussie over een recent nieuwsbericht of foto’s of een quiz.
Voorbereiding
- – Nodig de deelnemers op tijd uit: waar, wanneer en hoe laat is de meeting.
- – Afdelings-overschrijdend; wie moet er nog meer bij zijn? Werkvoorbereiding, planning, directie?
- – Check of de laptop/beamer/geluid/filmpje werken, zorg dat handout informatie en het aanwezigheidsformulier klaar liggen.
Uitvoering
- – Houd het simpel. Spreek duidelijk uit wat de bedoeling is en veronderstel geen voorkennis.
- – Betrek deelnemers bij het onderwerp door iemand zijn ervaring te laten vertellen, vragen te stellen, voorbeelden te geven of bevestiging te vragen.
- – Niet op alle vragen hoeft direct een antwoord te zijn. Sommige antwoorden wijden te veel uit en daardoor verlies je de aandacht van de anderen. Laat 1 medewerker de vraag en wie deze gesteld heeft noteren en kom later terug op vragen waar nog geen antwoord op was.
- – Spreek in de wij-vorm, jullie, samen, om de toehoorders te betrekken bij het onderwerp.
- – Gebruik waar mogelijk voorbeelden (en foto’s) uit de eigen praktijk. Niet om personen af te rekenen maar om samen te verbeteren, te leren van elkaar en daardoor herhaling te voorkomen..
Afronding
- – Zorg dat het aanwezigheidsformulier ingevuld is voordat de aanwezigen weer weg gaan!
- – Noteer de actiepunten en neem deze op in de actiepunten VGM / takenregistratie voor opvolging.
- – Zorg dat deelnemers ook te horen krijgen wat hier mee is gedaan, of waarom niet.
- – Vraag de deelnemers naar hun mening over de meeting, of onderwerpen die zij graag belicht willen zien in een volgende bijeenkomst.
- – Vraag specifiek of zij de afgelopen tijd betrokken zijn geweest bij incidenten of onveilige situaties zonder verzuim.
- – Wat gaat heel goed en wat gaat minder goed? Dat kan helpen de verschillen van inzichten met de “kantoor”medewerkers weg te nemen.
- – Kopieer /scan/ opbergen van de aanwezigheidsregistratie. Inventariseer of alle medewerkers voldoende aanwezig zijn of toegang hebben tot de toolboxen.
Veel succes!